EURÓPAI JOGI FIGYELŐ
DR. PALÁGYI TIVADAR
A nyilvánosság, a hatóságok tájékoztatása és a képviselet az Európai Szabadalmi Hivatal előtti eljárásban
A jelen tanulmányban az Európai Szabadalmi Egyezmény 127-134. szakasza alapján a nyilvánosságról, a hatóságok tájékoztatásáról és a képviseletről adunk tájékoztatást.
A jogesetek ismertetésekor - hasonlóan az előző tanulmányokban követett gyakorlathoz - hivatkozni fogunk a döntés aktaszámára, amely egy betűből és utána egy törtszámból áll: G a Kibővített Fellebbezési Tanács, J a Jogi Fellebbezési Tanács és T a műszaki fellebbezési tanácsok határozataira vonatkozik; a törtszám második száma a fellebbezés benyújtási évének utolsó két számjegyét, első száma pedig az illető évben a fellebbezés sorszámát adja meg. Az Európai Szabadalmi Hivatal (ESZH) hivatalos lapjában (Official Journal of the EPO) megjelent döntéseknél az OJ betűk után utalunk a megjelenés évére és az oldalszámra (például OJ 1999, 346) is. A VSZ rövidítés a Végrehajtási Szabályzatra, míg a VI rövidítés a Vizsgálati Irányelvekre utal.
Az európai szabadalmi nyilvántartásra vonatkozó 127. szakasz szövege a következő:
"Az Európai Szabadalmi Hivatal 'Európai szabadalmi nyilvántartás' elnevezéssel nyilvántartást vezet, amely tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyeknek a nyilvántartásba történő bejegyzését ez az Egyezmény előírja. Az európai szabadalmi bejelentés közzétételéig a nyilvántartásba nem tehető bejegyzés. A nyilvántartást bárki megtekintheti."
Miként minden nemzeti szabadalmi hivatal, úgy az ESZH is szabadalmi lajstromot vezet, amely a nála benyújtott szabadalmi bejelentések és az azokra engedélyezett szabadalmak fontos adatait tartalmazza. Ez a lajstrom érdekelt harmadik személyek tájékoztatására szolgál, és a szabadalmi dokumentáció használatának segédeszköze. A lajstrom adatbank alakjában van felépítve, vagyis nem áll különböző könyvekből vagy kartonokból. A lajstromba minden olyan adatot bejegyeznek, amely az ESZE-ben és a VSZ-ben elő van írva.
A 127. szakaszt kiegészíti a 92. szabály, amely előírja, hogy milyen adatokat kell bevezetni az európai szabadalmi nyilvántartásba. Ilyen adatok többek között az európai szabadalmi bejelentés száma és napja; a találmány megjelölése; az osztályozás; a bejelentő, a feltalálók és a képviselő adatai; a bejelentés közrebocsátási napja; az engedélyezés adatai; valamint a felszólalási és fellebbezési eljárás lefolytatása és lezárása.
A 92. szabály (2) bekezdése szerint az ESZH elnöke elrendelheti további adatok bejegyzését is.
A 127. szakasz (2) mondata szerint az európai szabadalmi bejelentés közzétételéig a lajstromba nem tehető bejegyzés.
A 14. szakasz (9) bekezdése kimondja, hogy az európai szabadalmi lajstromba történő bejegyzéseket az ESZH mindhárom hivatalos nyelvén meg kell tenni. Kétség esetén az eljárás nyelvén tett bejegyzés a hiteles.
A 20. szakasz szerint a Jogi Osztály feladata az európai szabadalmi lajstromba való bejegyzésekre, illetve az onnan való törlésekre vonatkozó határozatok meghozatala.
A 127. szakasz harmadik mondata szerint a nyilvántartást bárki megtekintheti. A megtekintésnek az alábbi lehetőségei vannak:
a lajstromot személyesen lehet megtekinteni az ESZH müncheni, hágai, berlini és bécsi információs helyein;
az információs helyeken távbeszélőn is lehet érdeklődni;
írásban lehet kérni a lajstromból kinyomtatott kivonatot, amely után ügykezelési díjat kell leróni;
közvetlen hozzáférés a szabadalmi lajstromhoz online úton is lehetséges.
A 129. szakasz (a) pontja szerint az Európai Szabadalmi Közlöny az európai szabadalmi lajstromba tett bejegyzéseket is tartalmazza.
Az EPIDOS információs lajstromban az európai szabadalmi bejelentések és európai szabadalmak, valamint az euro- PCT-bejelentések további eljárási adatai is hozzáférhetők.
A 2000. novemberi diplomáciai konferencián elfogadott új szöveg szerint a VSZ-ben meghatározott adatokat kell bevezetni a szabadalmi lajstromba.
Az iratokba való betekintésre vonatkozó 128. szakasz szövege a következő:
"(1) Az európai szabadalmi bejelentés közzétételéig a bejelentés iratai csak a bejelentő hozzájárulásával tekinthetők meg.
(2) Aki igazolja, hogy a bejelentő vele szemben az európai szabadalmi bejelentésből eredő jogaira hivatkozott, a bejelentés közzétételét megelőzően is megtekintheti - a bejelentő hozzájárulása nélkül is - a bejelentés iratait.
(3) A megosztással keletkező európai bejelentés, valamint a 61. cikk (1) bekezdése alapján tett új európai szabadalmi bejelentés közzétételét követően, a korábbi bejelentés közzétételét megelőzően is bárki megtekintheti - az érintett bejelentő hozzájárulása nélkül is - ennek a bejelentésnek az iratait.
(4) Az európai szabadalmi bejelentés közzétételét követően a bejelentés, illetve az annak alapján megadott európai szabadalom iratai - a Végrehajtási Szabályzatban megállapított korlátozásokkal - kérelemre megtekinthetők.
(5) Az Európai Szabadalmi Hivatal az európai szabadalmi bejelentés közzétételét megelőzően is közölheti harmadik személyekkel, illetve közzéteheti a következő bibliográfiai adatokat:
a) az európai szabadalmi bejelentés számát;
b) az európai szabadalmi bejelentés bejelentési napját, valamint - korábbi bejelentés elsőbbségének igénylése esetén - a korábbi bejelentés napját, benyújtásának államát és a bejelentés ügyszámát;
c) a bejelentő nevét;
d) a találmány címét;
e) a megjelölt Szerződő Államokat."
Közrebocsátott európai szabadalmi bejelentések aktáiba alapvetően be lehet tekinteni. Ehhez nem kell jogi érdeket bizonyítani. Az aktabetekintés részleteit a 93-95. és 98. szabály szabályozza.
A még közre nem bocsátott európai szabadalmi bejelentésekbe az (1) bekezdés szerint alapvetően nem lehet betekinteni, csak a bejelentő hozzájárulásával. A nyilvánosságra nem hozott európai szabadalmi bejelentések betekintésének az általános tilalma azt a célt szolgálja, hogy biztosítsa azt a titkosságot, amely ahhoz szükséges, hogy az ilyen bejelentések még ne képezzék az 54. szakasz (2) bekezdése szerint a technika állását. A bejelentés titokban tartása a bejelentő számára lehetővé teszi, hogy bejelentését a közrebocsátás előtt visszavonja, és így annak tárgyát kibővített formában még egyszer bejelentse anélkül, hogy a korábbi bejelentést vele szemben fel lehessen hozni.
A (2) bekezdés szerint a bejelentés közzététele előtt a bejelentő hozzájárulása nélkül is megtekintheti a bejelentés iratait az, aki igazolja, hogy a bejelentő vele szemben hivatkozott az európai szabadalmi bejelentésből eredő jogaira; itt tehát a későbbi jogkövetkezményekre való korai figyelmeztetésről van szó.
Az aktabetekintésre vonatkozó kérelem ügyében alapvetően az átvevő iroda illetékes. Az igény érvényesítésére vonatkozó eljárás kétoldalú, vagyis az aktabetekintés engedélyezése előtt a 113. szakasz alapján a bejelentőt is meg kell hallgatni.
Az átvevő iroda határozata ellen a Jogi Fellebbezési Tanácsnál lehet fellebbezést benyújtani.
Ha egy megosztott bejelentést közrebocsátottak, ennek a (3) bekezdés szerint önműködően az a következménye, hogy az európai alapbejelentés irataiba - azok közrebocsátását megelőzően is - bárki betekinthet.
Ha az európai szabadalmi bejelentés közrebocsátását bizonyos okokból visszavonják, ezzel az aktabetekintésre vonatkozó jog is megszűnik, mert a közrebocsátás visszavonásával a bejelentés nyilvánosságra nem hozott bejelentéssé válik.
A (4) bekezdés szerint az európai szabadalmi bejelentés közrebocsátását követően a bejelentés, illetve az annak alapján megadott európai szabadalom iratai kérelemre megtekinthetők. E bekezdés alapján a 93. szabály az akták alábbi részeit zárja ki az iratokba való betekintésből:
a) a fellebbezési tanácsok vagy a Kibővített Fellebbezési Tanács tagjainak kizárásával vagy az azok elleni kifogásokkal foglalkozó iratok;
b) a határozatok és szakértői vélemények tervezetei;
c) a feltaláló megnevezése, ha a feltaláló lemondott arról, hogy őt feltalálóként megemlítsék;
d) egyéb iratok, amelyeket az ESZH elnöke a betekintésből kizár.
Az iratokba való betekintés a 94. szabály szerint az eredeti példányokba vagy a másolatokba vagy - ha az iratokat más hordozókon tárolják - ezekbe a hordozókba való betekintés útján történik. Az aktabetekintést az ESZH hivatalos épületeiben lehet elvégezni. Jelenleg rendszerint az eredeti iratot adják át betekintésre.
A 94. szabály (2) bekezdése kimondja, hogy az aktabetekintés egy szerződő állam központi iparjogvédelmi hatóságánál is lefolytatható, ha a központosítási jegyzőkönyv keretében megkötött egyezmény szerint a betekinteni kívánt iratok ennél az iparjogvédelmi hatóságnál találhatók meg.
A 95. szabály feljogosítja az ESZH-t, hogy kérelemre és államigazgatási díj lerovása mellett felvilágosítást adjon az európai szabadalmi bejelentések vagy az európai szabadalmak iratairól, így például arról, hogy az európai szabadalmi bejelentést a vizsgálati eljárásban elutasították-e, és benyújtottak-e fellebbezést. A hivatal azonban megkövetelheti, hogy az iratokba való betekintés lehetőségével éljenek olyankor, amikor a kívánt felvilágosítás terjedelmét tekintve ez látszik célszerűnek.
A 95.a szabály (1) bekezdése szerint az ESZH az európai szabadalmi bejelentések és az európai szabadalmak iratait annak az évnek a végétől számított legalább öt évig köteles megőrizni, amelyben a bejelentést elutasították vagy visz- szavonták, a szabadalmat a felszólalási eljárásban visszavonták, vagy a szabadalom érvényességének ideje az utolsó megjelölt államban lejárt.
A 95.a szabály (2) bekezdése szerint az ESZH elnöke határozza meg, hogy az európai szabadalmi bejelentések és szabadalmak iratait milyen formában kell megőrizni.
A 128. szakasz (4) bekezdése leszögezi, hogy az európai szabadalmi bejelentés közrebocsátását követően a bejelentés, illetőleg az annak alapján megadott európai szabadalom iratai kérelemre megtekinthetők.
Az (5) bekezdés szerint az ESZH az európai szabadalmi bejelentés közrebocsátását megelőzően is közölheti harmadik személyekkel, illetve közzéteheti az európai szabadalmi bejelentés számát és bejelentési napját, a bejelentő nevét, a találmány címét és a megjelölt szerződő államokat. Mostanáig az ESZH nem élt ezzel a lehetőséggel. A 2000. novemberi diplomáciai konferencián törölték az 5. bekezdés a)-e) pontjait, és azok tartalmát a VSZ-be iktatták be.
Az időszaki kiadványokra vonatkozó 129. szakasz szövege a következő:
"Az Európai Szabadalmi Hivatal rendszeres időközönként kiadja:
a) az Európai Szabadalmi Közlönyt, amely tartalmazza az európai szabadalmi nyilvántartásba tett bejegyzéseket, továbbá minden olyan adatot, amelynek meghirdetését ez az Egyezmény előírja;
b) az Európai Szabadalmi Hivatal Hivatalos Lapját, amely tartalmazza az Európai Szabadalmi Hivatal elnökének közleményeit és általános jellegű tájékoztatásait, továbbá az erre az Egyezményre és annak alkalmazására vonatkozó egyéb információkat."
Ez a szakasz előírja az ESZH számára, hogy rendszeres időközönként adja ki az Európai Szabadalmi Közlönyt és az ESZH hivatalos lapját.
Az Európai Szabadalmi Közlöny (European Patent Bulletin; Europäisches Patentblatt; Bulletin européen des brevets) az európai szabadalmi lajstromba tett bejegyzéseket, továbbá minden olyan adatot tartalmaz, amelynek meghirdetését az egyezmény előírja.
Az ESZH hivatalos lapja (Official Journal of the European Patent Office; Amtsblatt des Europäischen Patentamts; Journal officiel de l'Office européen des brevets) az ESZH elnökének közleményeit és általános jellegű tájékoztatásait, továbbá az egyezményre és annak alkalmazására vonatkozó egyéb információkat tartalmazza.
Az Európai Szabadalmi Közlöny az ESZH három hivatalos nyelvén jelenik meg minden hét szerdáján.
Az ESZH hivatalos lapja is három nyelven jelenik meg, de mindig megadják, hogy az eredeti szövegnek mi volt a nyelve. Ez a lap havonként jelenik meg.
A fenti két kiadványon kívül az ESZH kiad még különböző iratokat is, amelyek megkönnyítik a bejelentők és az érdekelt nyilvánosság számára az ESZE-hez való hozzáférést. Ezenkívül félévenként megjelenik még a CD-ROM Espace legal, amely tartalmazza a fellebbezési tanácsok határozatait (azokat is, amelyek nem jelennek meg a hivatalos lapban, feltéve, hogy aktabetekintés céljából rendelkezésre állnak), továbbá szerződéseket és irányelveket, a legfontosabb űrlapokat, az ESZH különböző kiadványainak jegyzékét és a hivatásos képviselők jegyzékét.
Az ESZH-nál elérhető információk online a bécsi szolgálati helyen szerezhetők be.
A 2000. novemberi diplomáciai konferencián elfogadott szöveg a) pontja szerint az Európai Szabadalmi Közlönyben olyan adatokat is közölni kell, amelyeket - az ESZE-n kívül - a VSZ vagy az ESZH elnöke ír elő.
A kölcsönös tájékoztatásra vonatkozó 130. szakasz szövege a következő:
"(1) Az Európai Szabadalmi Hivatal és - a 75. cikk (2) bekezdésében említett törvényi vagy más jogszabályi előírások alkalmazásának kivételével - a Szerződő Államok központi iparjogvédelmi hatóságai kérelemre kölcsönösen tájékoztatják egymást az európai vagy nemzeti szabadalmi bejelentések benyújtására, az ilyen bejelentésekkel kapcsolatos eljárásokra, valamint az ennek alapján megadott szabadalmakra vonatkozó hasznos információkról.
(2) Az (1) bekezdés rendelkezéseit kell alkalmazni, ha a kölcsönös tájékoztatás olyan együttműködési megállapodáson alapul, amely az Európai Szabadalmi Hivatal és
a) az ebben az Egyezményben nem részes állam központi iparjogvédelmi hatósága;
b) szabadalmak megadására felhatalmazott bármely kormányközi szervezet;
c) bármely egyéb szervezet között jött létre.
(3) Az (1) bekezdés, valamint a (2) bekezdés a) és b) pontja szerinti tájékoztatásokra a 128. cikkben foglalt korlátozások nem vonatkoznak. A (2) bekezdés c) pontja szerinti tájékoztatás esetében e korlátozások alól az Igazgatótanács felmentést adhat, feltéve, hogy az érintett szervezet a közölt adatokat az európai szabadalmi bejelentés közzétételéig bizalmasan kezeli."
Ez a szakasz arra vonatkozik, hogy az ESZH és a szerződő államok központi iparjogvédelmi hatóságai kérelemre kölcsönösen tájékoztatják egymást az európai vagy nemzeti szabadalmi bejelentésekről és az azok alapján engedélyezett szabadalmakról. Ez a szakasz azt is lehetővé teszi, hogy ilyen adatokat bizonyos korlátozásokkal a szerződő államok körén kívül is átadjanak.
A tájékoztatás alapvetően a bejelentők és a szabadalmasok által benyújtott iratokra és magára az eljárásra vonatkozik. A (3) bekezdés kivonja az információcserét a 128. szakaszban foglalt korlátozások alól; az (1) bekezdésben a 75. szakasz (2) bekezdésére vonatkozó utalás alapján azonban az információcseréből ki vannak zárva az olyan iratok, amelyeket a nemzeti hivatalok titkosnak minősítettek.
A (2) bekezdés szerint az információcsere olyan együttműködési megállapodáson is alapulhat, amely az ESZH és az egyezményben nem részes állam központi iparjogvédelmi hatósága vagy szabadalmak megadására felhatalmazott bármely kormányközi szervezet vagy egyéb szervezet között jött létre.
A 2000. novemberi diplomáciai konferencián az (1) bekezdést kiegészítették arra vonatkozó utalással, hogy a kölcsönös tájékoztatás csak addig kötelező, amíg nem mond ellent az egyezmény vagy a nemzeti jog előírásainak.
Az igazgatási és jogi együttműködésre vonatkozó 131. szakasz szövege a következő:
"(1) Ha ez az Egyezmény vagy a nemzeti jogszabályok eltérően nem rendelkeznek, az Európai Szabadalmi Hivatal és a Szerződő Államok bíróságai vagy hatóságai kérelemre segítséget nyújtanak egymásnak tájékoztatás megadásával vagy iratbetekintés lehetővé tételével. Ha az Európai Szabadalmi Hivatal az iratok megtekintését bíróság, ügyészség vagy központi iparjogvédelmi hatóság számára teszi lehetővé, az iratok megtekintésére a 128. cikkben foglalt korlátozások nem vonatkoznak.
(2) Az Európai Szabadalmi Hivatal jogsegély iránti kérelmére a Szerződő Államok bíróságai vagy más illetékes hatóságai a Hivatal nevében - saját hatáskörük keretei között - vizsgálatokat folytatnak vagy egyéb jogi intézkedéseket foganatosítanak."
Ez a szakasz az ESZH és a szerződő államok bíróságai vagy hatóságai közötti együttműködésre vonatkozik, és a polgári eljárásra vonatkozó 1954. évi Hágai Egyezmény 8. szakaszára vezethető vissza, amely a bíróságok által külföldi bíróságoknak adandó jogsegélyt szabályozza.
Az (1) bekezdés szerint az ESZH és a szerződő államok bíróságai vagy hatóságai tájékoztatás megadásával vagy iratbetekintés lehetővé tételével nyújtanak egymásnak segítséget. Az ESZH és a nemzeti szabadalmi hivatalok és egyéb szervezetek közötti kölcsönös tájékoztatást már a 130. szakasz is szabályozza.
Az (1) bekezdés első mondata alapvetően előírja az ESZE rendelkezéseinek és a nemzeti jognak a figyelembevételét. Az (1) bekezdés második mondata szerint az iratok megtekintésére nem vonatkoznak a 128. szakaszban foglalt korlátozások, ha az ESZH az iratok megtekintését bíróság, ügyészség vagy központi iparjogvédelmi hatóság számára teszi lehetővé.
A (2) bekezdés szerint az ESZH jogsegély iránti kérelmére a szerződő államok bíróságai vagy egyéb hatóságai saját hatáskörük keretei között az ESZE számára vizsgálatokat folytatnak vagy egyéb jogi intézkedéseket foganatosítanak. A legfontosabb jogsegély a bizonyításfelvétel.
Az ESZH és a szerződő államok központi iparjogvédelmi hatóságai közötti kapcsolatot jelentősen egyszerűsíti a 97. szabály, amely előírja, hogy az egyezmény alkalmazásából adódó közlések során ezek a szervek közvetlenül lépjenek egymással kapcsolatba. Ennek az elvnek az alapján az ESZH és a bíróságok, valamint a szerződő államok egyéb hatóságai a központi iparjogvédelmi hatóságok közvetítésével érintkezhetnek egymással. A 97. szabály (2) bekezdése szerint a közlések díjmentesek, és a közlések folytán keletkező költségeket az a hatóság viseli, amely a közléseket tette.
A 98. szabály szerint az európai szabadalmi bejelentés vagy szabadalom irataiba való betekintést az ESZH biztosítja a szerződő államok bíróságai vagy hatóságai számára; ilyenkor nem kell alkalmazni az iratbetekintésre vonatkozó 94. szabályt.
A 99. szabály részletes előírásokat tartalmaz olyan jogsegélykérelmek esetére, amelyeket az ESZH a nemzeti bíróságoknak vagy egyéb hatóságoknak küld. E szabály (6) bekezdése szerint az ESZH kérésére az illetékes bíróság vagy hatóság megengedi a hivatal érintett szervezeti egysége tagjainak jelenlétét a vizsgálatok során, és lehetővé teszi számukra, hogy a meghallgatott személyekhez a bíróságon vagy a hatóságon keresztül vagy közvetlenül kérdéseket intézzenek.
A kiadványok cseréjére vonatkozó 132. szakasz szövege a következő:
"(1) Az Európai Szabadalmi Hivatal és a Szerződő Államok központi iparjogvédelmi hatóságai kérelemre ingyenesen megküldik egymásnak - saját felhasználásra - kiadványaik egy vagy több példányát.
(2) Az Európai Szabadalmi Hivatal a kiadványok cseréjéről vagy megküldéséről megállapodásokat köthet."
Ez a szakasz lehetővé teszi az ESZH és a szerződő államok központi iparjogvédelmi hatóságai közötti ingyenes kiadványcserét. Kiadvány alatt az ESZH közlönyét és hivatalos lapját, valamint a közrebocsátott európai szabadalmi bejelentéseket és a megadott európai szabadalmakat, továbbá nyomtatványokat és korszerű közlési úton közreadott kiadványokat, például CD-ROM-okat is kell érteni. Ez a szolgáltatás kizárólag az ESZH, illetve az iparjogvédelmi hatóságok saját céljaira szolgál és költségmentes.
A (2) bekezdés felhatalmazza az ESZH-t, hogy a kiadványok cseréjéről vagy megküldéséről megállapodásokat kössön. Az ilyen megállapodások megkötésére a 10. szakasz szerint az ESZH elnöke jogosult.
A képviselet általános elveire vonatkozó 133. szakasz szövege a következő:
"(1) A (2) bekezdés rendelkezéseiben meghatározott kivételekkel senki nem kötelezhető arra, hogy az ebben az Egyezményben szabályozott eljárásokban képviseletére hivatásos képviselőt bízzon meg.
(2) Az a természetes vagy jogi személy, akinek lakóhelye, illetve amelynek székhelye nem valamelyik Szerződő Állam területén van, az ebben az Egyezményben megállapított valamennyi eljárásban - az európai szabadalmi bejelentés benyújtását kivéve - hivatásos képviselőt köteles képviseletével megbízni, és e képviselő útján köteles eljárni; a Végrehajtási Szabályzat egyéb kivételeket is megállapíthat.
(3) Azt a természetes vagy jogi személyt, akinek lakóhelye, illetve amelynek székhelye valamelyik Szerződő Állam területén van, az ebben az Egyezményben szabályozott eljárásokban olyan alkalmazottja is képviselheti, aki nem szükségszerűen hivatásos képviselő, azonban a Végrehajtási Szabályzat előírásainak megfelelő képviseleti meghatalmazással rendelkezik. A Végrehajtási Szabályzat rendelkezhet arról, hogy az ilyen jogi személy alkalmazottja képviselhet-e - és milyen feltételekkel - más, a Szerződő Államok valamelyikében székhellyel rendelkező olyan jogi személyt is, amely az adott jogi személlyel gazdasági kapcsolatban áll.
(4) A Végrehajtási Szabályzat különleges rendelkezéseket állapíthat meg a közösen eljáró felek közös képviseletét illetően."
Az ESZH előtti képviseletre érvényes az az alapelv, hogy az Európai Szabadalmi Szervezet szerződő államaiban lakó személyek az ESZH előtt maguk járhatnak el (jog a saját képviseletre), de természetesen képviseltethetik is magukat. Az olyan képviselt bejelentő, aki nincs kötelezve képviselő igénybevételére, az ESZH-val szemben joghatályosan maga is eljárhat.
A szerződő államok területén lakóhellyel vagy székhellyel rendelkező természetes vagy jogi személyek eljárhatnak alkalmazottaik útján is, akiknek nem kell hivatásos képviselőknek lenniük, de meghatalmazással kell rendelkezniük; az ilyen felek ESZH előtti képviseletéhez azonban - miként ezt a VI A-IX, 1.2. pontja kimondja - hivatásos képviselőre van szükség.
Csak a szerződő államokon kívüli lakóhellyel vagy székhellyel rendelkező személyeknek kell az ESZH előtti eljárásban az ESZH előtt jóváhagyott képviselő útján eljárniuk; európai szabadalmi bejelentést azonban saját maguk is benyújthatnak.
A szerződő államokban lakó ügyvédek annyiban jogosultak képviseletre, amennyiben van ilyen jogosultságuk saját országuk nemzeti szabadalmi hivatala előtt.
A képviseletre vonatkozó részletek a 133., a 134., a 144. és a 163. szakaszban, valamint a 90. szabály (1) bekezdésének a) és c) pontjában, továbbá a 100-102. és a 106. szabályban vannak rögzítve. A gyakorlat további részleteit ismerteti a VI A-III, 2. pontja és A-IX, 1. pontja.
Az (1) bekezdés az ESZH előtti eljárásra a szerződő államokban a nemzeti szabadalmazási eljárással kapcsolatban általánosan érvényes alapelvet rögzíti, amely szerint az ESZH előtt nincs képviseleti kényszer. Ez az alapelv azonban csak bizonyos korlátozásokkal érvényes, amire ez a bekezdés kimondottan utal is.
A (2) bekezdés szerint azoknak a természetes és jogi személyeknek, akiknek nincs sem lakhelyük, sem székhelyük egy szerződő államban, az ESZH előtt képviselő útján kell eljárniuk, és az európai szabadalmi bejelentés benyújtásának kivételével minden cselekedetet csak képviselő útján végezhetnek.
Egy személy képviseleti jogosultságának elismeréséhez az szükséges, hogy legyen székhelye egy szerződő államban az illető állam joga szerint, és így ott jogi személyként elismerjék. Ilyen szempontból mellékes, hogy például az anyavállalat, amely gazdaságilag uralkodó tevékenységet fejt ki, az ESZE államain kívüli államban rendelkezik székhellyel. Ezzel az ESZE egy jogi személy formai elismerésének álláspontjára helyezkedik, vagyis elegendő egy személy formai állása ahhoz, hogy az illető az ESZH előtt önállóan fel tudjon lépni; ezzel szemben nem elégíti ki az ESZE követelményeit egy ténylegesen fennálló ipari vagy kereskedelmi fióküzem.
A képviseleti kényszer alól kimondottan ki van vonva az európai szabadalmi bejelentés benyújtása. Az ESZH gyakorlata szerint ezt a kivételt tágan értelmezik, úgyhogy a benyújtással összefüggő cselekedeteket is a kivétel alá esőnek tekintik. Idetartozik a feltalálómegnevezési űrlap és az elsőbbségi iratok benyújtása; előfeltétel azonban, hogy ezeket az iratokat a bejelentéssel együtt, vagyis ne utólag nyújtsák be.
Egyébként az ESZH-nak való díjfizetés sem esik a képviseleti kényszer alá; a döntő az, hogy a mindenkor esedékes díjat időben befizessék az ESZH-nak, és mellékes, hogy a díj kitől érkezett. Ha a bejelentő a díjfizetéssel egy független vállalatot bíz meg, a J 27/90 (OJ 1993, 422) sz. döntés szerint a felelősség az időben való befizetésért hivatásos képviselőjét terheli.
A 133. szakasz (2) bekezdésének utolsó félmondata szerint a VSZ megállapíthat egyéb kivételeket is a képviseleti kényszer alól, azonban mostanáig ilyesmire nem került sor.
Ha egy olyan személy, aki nem lakik a szerződő államok területén, benyújt egy európai szabadalmi bejelentést, és nem bíz meg hivatásos képviselőt, a 91. szakasz (1) bekezdésének a) pontja és (2) bekezdése, valamint a 41. szabály (1) bekezdése alapján felszólítják hiánypótlásra az átvevő iroda által meghatározott határidőn belül, amely többnyire két hónap.
A kereskedelmi élet résztvevői alkalmazottaik útján is eljárhatnak. Egy feltaláló családtagja alkalmazotti státus nélkül nem járhat el a bejelentést benyújtó feltaláló nevében. Az alkalmazott tevékenysége egyébként jogilag nem minősül az illető személy képviseletének, hanem csupán a személy saját cselekedetének ezen az alkalmazotton keresztül. Jogbiztonsági okok miatt az alkalmazott cselekvési jogosultságát a 101. szabály szerint a különben a képviselők számára előírt meghatalmazással kell igazolni.
A 133. szakasz (3) bekezdésének második mondata az Igazgatótanácsot feljogosítja arra, hogy a VSZ-ben rendelkezzen arról, hogy jogi személyek alkalmazottja képviselhet-e más, a szerződő államok valamelyikében székhellyel rendelkező olyan jogi személyt is, amely az adott jogi személlyel gazdasági kapcsolatban áll. Mostanáig az Igazgatótanács nem élt ezzel a felhatalmazással.
A 134. szakasz (1) bekezdése szerint az ESZH előtti eljárásban a képviseletet csak hivatásos képviselő láthatja el meghatalmazás alapján, amelyet az ESZH felhívására be kell mutatni. Az ESZH ilyen célra kiadott egy háromnyelvű, 1003. sz. formanyomtatványt. A meghatalmazással kapcsolatos részleteket a 101. szabály tartalmazza, amely különbséget tesz egyszeri meghatalmazás és általános meghatalmazás között.
A T 227/92 sz. döntés szerint érvénytelen egy olyan almeghatalmazás, amelyet egy hivatásos képviselő egy olyan harmadik személynek ad, aki nem hivatásos képviselő.
A 101. szabály (1) bekezdése előírja, hogy az ESZH előtt eljáró képviselőnek felhívás esetén az ESZH által megjelölt határidőre aláírt meghatalmazást kell benyújtania. Ez a kötelezettség azonban csak kivételes esetekben áll fenn, mert az ESZH elnökének 1991. július 19-i határozata alapján egy hivatásos képviselő meghatalmazást csak képviselőváltás és különleges esetek fennforgása esetén köteles benyújtani. Különben elegendő, ha egy hivatásos képviselő ilyen minőségében azonosítja magát.
Ügyvédeknek, akik a 134. szakasz (7) bekezdése szerint jogosultak képviseletre, aláírt meghatalmazást vagy egy korábban benyújtott általános meghatalmazásra vonatkozó utalást kell benyújtaniuk.
Az olyan alkalmazottak, akik maguk nem hivatásos képviselők és egy fél nevében járnak el, szintén aláírt meghatalmazást vagy egy korábban benyújtott általános meghatalmazásra vonatkozó utalást kötelesek benyújtani.
Ha a meghatalmazást az ESZH felhívására nem nyújtják be időben, a 101. szabály (4) bekezdése szerint a képviselő cselekményeit - kivéve az európai szabadalmi bejelentés benyújtását - úgy kell tekinteni, mintha be sem következtek volna. Jogorvoslatként a 121. szakasz szerint a bejelentési eljárás folytatásának kérelmezése vagy a 122. szakasz szerinti igazolás jöhet számításba.
Ha egy, a szerződő államok területén kívüli bejelentő nem jelölt meg képviselőt, a 101. szakasz (1) bekezdésének negyedik mondata alapján határidő kitűzése mellett felszólítják képviselő megnevezésére és azonos határidőn belül meghatalmazás benyújtására. Ez a határidő általában két hónap. Jogorvoslatként itt is a 121. szakasz szerint az eljárás folytatásának kérelmezése vagy a 122. szakasz szerinti igazolás jöhet számításba.
A 101. szabály (2) bekezdése szerint általános meghatalmazást is be lehet nyújtani. Elegendő, ha azt egy példányban nyújtják be, mégpedig az 5.1.1. igazgatóságnál. A félnek az engedélyezési kérelemben vagy az ESZH mindenkori szerve előtt a képviselő nevét, címét és lajstromszámát kell megadnia.
A 101. szabály (6) bekezdése szerint azt a képviselőt, akinek képviseleti meghatalmazása megszűnt, az ESZH mindaddig képviselőnek tekinti, amíg képviseleti meghatalmazásának megszűnését az ESZH-val nem közölték.
A 101. szabály (8) bekezdése kimondja, hogy ha egy fél több képviselőt bíz meg, a megbízott képviselők jogosultak arra, hogy akár közösen, akár egyénileg eljárjanak.
A 101. szabály (9) bekezdése szerint társult képviselők meghatalmazása az egyes képviselőkre vonatkozó meghatalmazásnak minősül amennyiben igazolják, hogy a szóban forgó társulás keretében tevékenykednek.
A 133. szakasz (4) bekezdése szerint a VSZ különleges rendelkezéseket állapíthat meg a közösen eljáró felek közös képviseletét illetően.
Ha több személy nyújt be európai szabadalmi bejelentést, és a kérelemben nem jelölnek meg közös képviselőt, a 100. szabály (1) bekezdése alapján a kérelemben elsőként megadott bejelentőt kell közös képviselőnek tekinteni. Ez a szabály akkor is érvényes, amikor a további bejelentők közül az egyik önként megbíz egy képviselőt.
A 100. szabály (1) bekezdésének második mondata szerint ha a bejelentők egyike köteles hivatásos képviselő megbízására, ezt a képviselőt közös képviselőnek kell tekinteni, hacsak a bejelentésben első helyen említett bejelentő nem bízott meg hivatásos képviselőt. A 100. szabály (1) bekezdésének harmadik mondata szerint ezt értelemszerűen kell alkalmazni a felszólalási eljárásban a közös szabadalomtulajdonosokra és olyan esetekre is, amikor több személy közösen nyújt be felszólalást.
A 100. szabály (2) bekezdése szerint ha az eljárás során a jog több személyre száll át, és e személyek nem bíztak meg közös képviselőt, az (1) bekezdést értelemszerűen kell alkalmazni. Ha erre nincs lehetőség, az ESZH felhívja az említett személyeket, hogy két hónapon belül bízzanak meg közös képviselőt, és ha e felhívásnak nem tesznek eleget, a hivatal bíz meg közös képviselőt.
A 2000. novemberi diplomáciai konferencián e szakasz (3) bekezdésének szövegét csekély mértékben módosították.
A hivatásos képviselőkre vonatkozó 134. szakasz szövege a következő:
"(1) Az ebben az Egyezményben szabályozott eljárásokban a természetes vagy jogi személy hivatásszerű képviseletét csak olyan hivatásos képviselő láthatja el, akinek neve szerepel az Európai Szabadalmi Hivatal e célból vezetett jegyzékében.
(2) A hivatásos képviselők jegyzékébe bármely természetes személy felvehető, aki eleget tesz a következő feltételeknek:
a) valamelyik Szerződő Állam állampolgára;
b) tevékenysége gyakorlásának vagy alkalmazásának helye valamelyik Szerződő Állam területén található;
c) sikeres európai képesítő vizsgát tett.
(3) A jegyzékbe történő felvétel kérelemre történik, amelyhez csatolni kell a (2) bekezdésben megszabott feltételek teljesülését igazoló okiratokat.
(4) A hivatásos képviselők jegyzékében szereplő személyek az ebben az Egyezményben megállapított valamennyi eljárásban eljárhatnak.
(5) Az (1) bekezdésben említett jegyzékben szereplő személy hivatásos képviseleti tevékenységének céljára székhelyet bármelyik olyan Szerződő Államban létrehozhat, amelyben az ebben az Egyezményben szabályozott eljárásokra sor kerülhet, figyelembe véve az ehhez az Egyezményhez csatolt, központosításról szóló jegyzőkönyv rendelkezéseit. E jogosultságot az adott állam hatóságai csak esetileg, a közrend és a közbiztonság védelmére elfogadott jogszabályok alkalmazásával vonhatják meg. Mielőtt ilyen intézkedést hoznának, véleményt kell kérniük az Európai Szabadalmi Hivatal elnökétől.
(6) A (2) bekezdés a) pontjában foglalt követelmény teljesítése alól az Európai Szabadalmi Hivatal elnöke kivételes esetben felmentést adhat.
(7) Az ebben az Egyezményben megállapított eljárásokban hivatásos képviseletet a hivatásos képviselővel azonos módon olyan ügyvéd is elláthat, aki képesítését valamelyik Szerződő Államban szerezte, és székhelye ebben az államban van, feltéve, hogy az adott államban szabadalmi ügyekben hivatásos képviselőként eljárhat. Az (5) bekezdés rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell.
(8) Az Igazgatótanács a következőkről rendelkezhet:
a) arról, hogy az európai képesítő vizsgára bocsátáshoz milyen képzettségi és képesítési követelményeknek kell megfelelni, valamint a vizsgázás rendjéről;
b) az európai képesítő vizsga vagy a 163. cikk (7) bekezdése alapján hivatásos képviselet ellátására jogosult személyeket tömörítő testület létesítéséről vagy elismeréséről;
c) az e személyek felett az említett testület vagy az Európai Szabadalmi Hivatal által gyakorolt fegyelmi jogkörről."
Ez a szakasz egyrészt szabályozza az ESZH előtti képviseletet, másrészt felhatalmazza az Igazgatótanácsot arra, hogy rendelkezzen az európai képesítő vizsgára bocsátáshoz szükséges képzettségi és képesítési követelményekről, a hivatásos képviselet ellátására jogosult személyeket tömörítő testület létesítéséről és az e személyek felett gyakorolt fegyelmi jogkörről.
Az ESZH Igazgatótanácsa a jóváhagyott képviselők megjelölésére az alábbi ajánlásokat fogadta el: European Patent Attorney, Europäischer Patentvertreter, Mandataire en brevets européens.
Az ESZH előtti képviseletre vagy olyan személyek jogosultak, akik az ESZH-nál vezetett listán bejegyzett hivatásos képviselők, vagy pedig olyan ügyvédek, akik valamely szerződő államban szabadalmi ügyekben hivatásos képviselőként eljárhatnak.
A 134. szakasz (1) bekezdése előírja, hogy az ESZH előtti képviseletet csak olyan hivatásos képviselők láthatják el, akiknek neve szerepel az ESZH e célból vezetett jegyzékén.
A 134. szakasz (2) bekezdése szerint a hivatásos képviselők jegyzékébe bármely természetes személy felvehető, aki eleget tesz az alábbi három követelménynek:
valamelyik szerződő állam állampolgára; a (6) bekezdés szerint e követelmény teljesítése alól az ESZH elnöke kivételes esetben felmentést adhat, ami mostanáig csak néhányszor történt meg;
tevékenysége gyakorlásának vagy alkalmazásának helye valamelyik szerződő állam területén van;
sikeres európai képesítő vizsgát tett.
Ezenkívül a személynek a 102. szabály (2) bekezdés a) pontja szerint cselekvőképesnek kell lennie.
Az új tagállamokból származó képviselők bejegyzéséről a 163. szakasz (az ún. "nagyapa záradék") rendelkezik.
A hivatásos képviselők jegyzékébe való bejegyzés szükséges feltétele a képviseleti jogosultságnak, vagyis konstitutív.
A (3) bekezdés szerint a jegyzékbe való felvétel kérelem alapján történik, amelyhez csatolni kell a (2) bekezdésben megszabott feltételek teljesülését igazoló iratokat.
A 102. szabály (1) bekezdése szerint a hivatásos képviselő bejegyzését a hivatásos képviselők jegyzékéből törölni kell, ha a képviselő ezt igényli, vagy ha szabályszerű figyelmeztetés ellenére két egymás utáni évre nem fizette be a díjat a hivatásos képviselők ESZH mellett működő intézeténél. A képviselő bejegyzését a hivatásos képviselők jegyzékéből a 102. szabály (2) bekezdésének a) pontja szerint törölni kell, ha a képviselő cselekvőképtelenné válik. Erre a Jogi Osztály illetékes.
A 102. szabály (3) bekezdése szerint azt a személyt, akinek bejegyzését törölték, kérelemre újból fel kell venni a hivatásos képviselők jegyzékébe, ha a törlés feltételei már nem állnak fenn.
A ESZH kétévenként kiad egy listát a szerződő államok hivatásos képviselőiről. Ez a lista a világhálóról is lehívható.
A 134. szakasz (5) bekezdése szerint a hivatásos képviselők jegyzékében szereplő személy hivatásos képviseleti tevékenységének céljára bármelyik olyan szerződő államban létrehozhat székhelyet, amelyben sor kerülhet az egyezményben szabályozott eljárásokra. A szerződő államok szuverenitását azáltal veszik figyelembe, hogy az (5) bekezdés második és harmadik mondata szerint e jogosultságot az adott állam hatóságai az ESZH elnökének meghallgatása után esetileg megvonhatják; mostanáig még nem került sort ilyen intézkedésre.
A (7) bekezdés szerint hivatásos képviseletet az egyezményben megállapított eljárásokban olyan ügyvéd is elláthat, aki képesítését valamelyik szerződő államban szerezte, feltéve, hogy az adott államban eljárhat szabadalmi ügyekben hivatásos képviselőként. Az ügyvédeknek mindig be kell nyújtaniuk egy meghatalmazást. Spanyolország az egyetlen állam, amelyben ügyvéd nem jogosult a nemzeti szabadalmi hivatal előtt eljárni. Ezért a spanyol ügyvédek senkit sem képviselhetnek az ESZH előtt.
A képviseletre jogosult ügyvédeket nem kell semmilyen listára felvenni.
A 134. szakasz (8) bekezdése felhatalmazza az Igazgatótanácsot, hogy rendelkezzen a hivatásos képviselet ellátására jogosult személyeket tömörítő testület létesítéséről. Az Igazgatótanács 1977. október 21-én élt ezzel a felhatalmazással, és létrehozta az Európai Szabadalmi Intézetet (epi; European Patent Institute; Europäisches Patentinstitut; Institut européen des brevets), amely minden egyes szerződő államban jogi személyiséggel rendelkezik, pénzügyileg önálló, és elsősorban a tagok tagdíjaiból tartja fenn magát. Az ESZH-nál vezetett jegyzékbe bejegyzett képviselők számára kötelező az epi-tagság.
Az epi feladata többek között, hogy a hivatásos képviselők hivatásával kapcsolatos kérdésekben, különösen fegyelmi ügyekben, valamint az európai ügyvivői vizsgánál az ESZH-val együttműködjön. További feladata a gondoskodás arról, hogy tagjai betartsák a hivatási szabályokat.
Az epi szervezetét az intézet létrehozására vonatkozó előírások 7. szakasza szabályozza. Az epi tagjai minden harmadik évben egy tanácsot választanak, amely évenként kétszer ülésezik, és tagjai közül vezetőségként egy elnököt, két alelnököt, egy főtitkárt és egy kincstárnokot, valamint egy titkárhelyettest és egy kincstárnokhelyettest választ. A vezetőséghez tartozik még minden tagállamból egy tag, kivéve Franciaországot, Nagy-Britanniát és Németországot, amelyek két-két tagot adnak a vezetőségbe. Az intézetet a tanács elnöke képviseli.
A tanács fegyelmi tanácsot választ, és bizonyos feladatok elvégzéséhez bizottságokat hoz létre. Az intézet tagjainak általános közgyűlését a tanács hívja egybe.
Az intézet adja ki az epi-info című folyóiratot, amely negyedévenként jelenik meg.
Az európai ügyvivői vizsga alapszabályait az Igazgatótanács által utoljára 1993. december 9-én elfogadott "Előírások a hivatásos képviselők európai vizsgájáról" (Vorschriften über die europäische Eignungsprüfung für zugelassene Vertreter, VEP) című kiadvány tartalmazza. Ezeknek az előírásoknak az alapján a vizsgabizottság vizsgaszabályzatot adott ki, amely az alábbiakat tartalmazza:
Végrehajtási rendelkezések az európai ügyvivői vizsga előírásairól,
Utasítások az európai ügyvivői vizsgához szükséges szakképzettség elfogadásához,
Utasítások a pályázók számára a vizsga lebonyolításához,
Utasítások a pályázók számára munkáik elvégzéséhez és
Utasítások az európai ügyvivői vizsgát felügyelő személyek számára.
A vizsgát kilenc tagból álló vizsgabizottság folytatja le, amely egy elnökből, továbbá az intézet és az ESZH négy-négy tagjából áll. Az elnököt az ESZH elnöke az intézet tanácsának meghallgatása után nevezi ki. A bizottság tagjainak nevét az ESZH hivatalos lapjában közzéteszik.
A vizsgabizottság a vizsgák lebonyolításához albizottságokat hoz létre, amelyek száma jelenleg három. Az ESZH a vizsgabizottság és az albizottságok számára vizsgatitkárságot bocsát rendelkezésre.
Az európai vizsgaelőírások (VEP) 10. szakaszának (1) bekezdése szerint a vizsgára bocsátás előfeltétele a természettudományi vagy mérnöktudományi főiskolai diploma vagy az ezzel egyenértékű ismeretek bizonyítása. A vizsgatitkárság mindkét változattal kapcsolatban felállította a megfelelő tanulmányi intézetek jegyzékét, és kérdésre felvilágosítást ad arról, hogy egy meghatározott diploma az A vagy a B jegyzéknek felel-e meg.
Az A jegyzékben a szerződő államok olyan főiskolái vannak felsorolva, amelyek kielégítik a természettudományi vagy mérnöktudományi főiskolai diploma követelményeit. A jelölteknek ebben az esetben három év gyakorlattal kell rendelkezniük a szabadalmi jog területén.
A B jegyzékben a vizsgatitkárság az azonos értékű ismeretek bizonyításához a szerződő államoknak azokat a tanintézményeit állította össze, amelyek diplomái ennek a követelménynek akkor felelnek meg, ha a jelöltek az A jegyzék esetében szükséges hároméves gyakorlati időn túl még további három év gyakorlattal rendelkeznek a szabadalmi jog területén.
Ha egy jelölt nem felel meg az A vagy a B jegyzék kapcsán állított követelményeknek, egyenértékű ismereteket akkor is elismerhetnek, ha a jelölt bizonyítani tudja, hogy tíz évig folytatott idevágó hivatásos tevékenységet.
A G 3/89 (OJ 1991, 257) sz. döntés szerint a szabadalmi jog területén végzett hároméves tevékenységgel egyenértékű ismereteket azzal is lehet bizonyítani, hogy a jelölt egy másik területen, például a kutatás területén végzett hároméves tevékenységet.
A vizsgára bocsátás fentebb említett kiegészítő feltétele az európai szabadalmi bejelentésekkel és szabadalmakkal kapcsolatban végzett hároméves gyakorlati tevékenység, például egy európai hivatásos képviselő mellett vagy egy szerződő állam területén működő üzem szabadalmi osztályán. A G 2/82 (OJ 1982, 353) sz. döntés szerint nem ismerhető el ilyen gyakorlatként egy szabadalmi ügyvivőjelöltnek a német szabadalmi hatóságoknál való kiképzése; ez csak a kiképzési idő rövidítéséhez lehet elegendő.
Az ESZH vizsgálói akkor bocsáthatók vizsgára, ha a titkárságnak bizonyítják, hogy a vizsga időpontjáig legalább négy évig dolgoztak az ESZH-nál vizsgálóként. Az ESZH vizsgálói és a nemzeti hivatalok vizsgálói számára az előkészületi időtartamot legfeljebb egy évvel lehet rövidíteni.
Ha a jelölt a Német Szabadalmi Hivatalnál részt vett egy szabadalmi ügyvivői vizsgára előkészítő nyolc hónapos kiképzésen, és engedélyezik számára a német ügyvivői vizsgát, a hároméves kiképzési idő hat hónappal rövidül.
Azoknál a jelölteknél, akik az Iparjogvédelmi Nemzetközi Tanulmányi Központ (Centre d'Etudes Internationales de la Propriété Industrielle, CEIPI) nevű intézménynél Strasbourgban eredményesen elvégezték az egyéves tanfolyamot, a kiképzési idő hat hónappal rövidül.
A vizsgán a jelöltnek átfogó ismereteket kell bizonyítania az európai szabadalmi jogról az ESZE és a Közösségi Szabadalmi Egyezmény alapján, a PUE és a PCT szabadalomjogilag fontos szakaszairól, továbbá a Kibővített Fellebbezési Tanács összes döntéséről és az ESZH útmutató döntéseiről. Ezenkívül a jelöltnek általános ismeretekkel kell rendelkeznie a szerződő államok nemzeti jogáról, amennyiben e jog európai szabadalmi bejelentéseket és európai szabadalmakat érint. Végül általános ismereteket kell felmutatnia az Amerikai Egyesült Államok és Japán nemzeti jogáról, amennyiben az jelentőséggel bír az ESZH előtti eljárásban.
A jelentkezést a vizsgatitkársághoz kell eljuttatni. A jelentkezéshez és a kiképző vagy a munkaadó igazolásához a vizsgabizottság által kiadott formanyomtatványokat kell felhasználni. Mellékelni kell a vizsgadíj befizetését igazoló nyugtát is; ez a díj jelenleg 410 EUR.
Az európai ügyvivői vizsgát csak írásban kell letenni. A vizsgához szükséges a három hivatalos nyelv ismerete. A vizsgafeladatokat mind a három nyelven rendelkezésre bocsátják.
A jelöltek a következő vizsgafeladatokat kapják:
A) feladat: egy európai szabadalmi bejelentés igénypontjainak és bevezetésének a kidolgozása;
B) feladat: válasz kidolgozása egy végzésre, amelyben megadják a technika állását;
C) feladat: felszólalási irat kidolgozása egy európai szabadalom ellen;
D) feladat: (I. és II. részre bontva): jogi kérdések megválaszolása és egy sajátos tényállás jogi megítélése.
A C) vizsgafeladat kapcsán sajátos nyelvi szabályozás érvényes: a jelölt a vizsgára való jelentkezéskor kérheti, hogy a vizsgafeladatot egy olyan szerződő állam hivatalos nyelvén dolgozhassa ki, amely eltér az ESZH három hivatalos nyelvétől. Ebben az esetben a titkárság a munkát díjmentesen lefordíttatja az ESZH egyik hivatalos nyelvére.
A jelöltek az A) és a B) vizsgafeladat kapcsán választhatnak a vegyészet és az elektrotechnika/mechanika szakágak között.
A vizsgafeladatokat 1990 óta kompendiumokban hozzák nyilvánosságra, amelyek vizsgabeszámolót, valamint jelöltek munkáit és mintakidolgozásokat tartalmaznak.
Az európai ügyvivői vizsgát évenként egyszer tartják. A vizsgaidőpontokat minden évben az ESZH hivatalos lapjában teszik közzé. A vizsgát két részletben [A) és B); C) és D)] lehet letenni. A vizsgákat alapvetően Münchenben, Hágában és Berlinben tartják. Néhány éve a szerződő államok szabadalmi hivatalaiban is lehet vizsgázni, ha az illető helyen legalább tíz jelölt jelentkezik vizsgára.
A vizsgán első ízben résztvevő jegykiegyenlítésben részesülhet. Ha ennek ellenére nem felel meg, mindazokat a feladatokat újra meg kell oldania, amelyekben nem kapott megfelelt jegyet.
A vizsgabizottság döntése ellen az ESZH fegyelmi ügyekben illetékes fellebbezési tanácsához lehet írásban fellebbezést benyújtani a vizsgabizottság titkárságánál a határozat kézbesítésétől számított két hónapon belül. A fellebbezési tanács három jogi végzettségű tagból áll, akik közül az egyik az elnök. A fellebbezés a fellebbezési díj befizetésével minősül csak benyújtottnak. A fellebbezést a határozat kézbesítésétől számított három hónapon belül kell írásban indokolni. Ennek lehetővé tételéhez a titkárság minden jelöltnek, aki a vizsgán nem felelt meg, megküldi vizsgadolgozatának egy másolatát és a vizsgáztatók értékelését tartalmazó lapokat.
Ha a Fellebbezési Tanács a fellebbezést megengedhetőnek és indokoltnak tartja, alapvetően csak arra van felhatalmazása, hogy a megtámadott határozatot hatálytalanítsa. A D 10/93 sz. döntés szerint az osztályozással kapcsolatos értékítéleteket a Fellebbezési Tanács nem vizsgálhatja felül.
A CEIPI és az epi 1987 óta rendszeres és átfogó alapképzést tart az európai szabadalmi jogról, elsősorban a jövőbeli hivatásos képviselők számára. Minden év januárjában és februárjában Strasbourgban különleges tanfolyamokat indítanak a vizsgára való felkészítés céljából.
A 134. szakasz (8) bekezdésének c) pontja szerint az Igazgatótanács rendelkezhet a hivatásos képviselet ellátására jogosult személyek felett az epi vagy az ESZH által gyakorolt fegyelmi jogkörről. Ennek alapján született 1977. október 21-én a hivatásos képviselők fegyelmi ügyeire vonatkozó előírás (Vorschriften in Disziplinar-angelegenheiten von zugelassenen Vertretern; VDV)
A 2000. novemberi diplomáciai konferencián e szakasz címét "Képviselet az Európai Szabadalmi Hivatal előtt"-re változtatták, és beiktattak egy új (3) bekezdést, amely lehetővé teszi a "nagyapa záradék" alkalmazását az újonnan belépő szerződő államok számára; a (3)-(7) bekezdést ennek megfelelően (4)-(8) sorszámúra számozták át. Az eredeti (8) bekezdést törölték, és a törölt (8) bekezdés alapján beiktattak egy új 134.a szakaszt, amely az Igazgatótanácsot feljogosítja az ESZH előtti hivatásos képviselők intézetének (epi) a felállítására.